Comment et pourquoi utiliser le workflow et le calendrier dans la mode ?

La mode, c’est beaucoup de process différents et une grande diversité de produits. Envisager de digitaliser ces process peut sembler compliqué. Avoir une vision consolidée de l’avancement des développements et pouvoir prendre les bonnes décisions sont les challenges quotidiens des acteurs de la mode. Nous allons parler ici de deux outils qui répondent à ces enjeux : le workflow et le calendrier. Nous ferons état de la pertinence de l’utilisation de chacun d’entre eux.

D’ailleurs, si vous préférez le format webinar, nous avons récemment organisé un événement sur le sujet que vous pouvez consulter en replay.

PARTIE 1 : WORKFLOW

Qu’est-ce qu’un workflow ?

Un workflow, flux de travaux ou encore flux opérationnel, est la représentation d’une suite de tâches ou d’opérations effectuées par une personne, un groupe de personnes, un organisme, etc.

Le terme flow renvoie au passage du produit, du document, de l’information, etc., d’une étape à l’autre.

Pour illustrer ces propos, voici un exemple de workflow. Ce schéma comprend une suite d’activités, délimitée par un début, une fin, et les ressources affectées à chacune d’entre elles.

Que peut-on attendre d’un outil de workflow ? Plusieurs choses :

• Optimiser l’organisation du travail : avant la mise en place d’un outil, il est nécessaire de mettre à plat sur le papier les processus existants voire de les optimiser. Cette analyse préalable est indispensable

• Fluidifier la communication grâce à la centralisation des informations. Cela ne met pas fin à la communication entre les collaborateurs mais peut s’avérer très efficace lorsque les équipes sont réparties sur des sites différents par exemple

• Suivre l’état d’avancement en temps réel. Les process étant digitalisés, l’avancement est partagé de façon instantanée avec tous les membres de l’équipe

• Augmenter la sécurité des process

• Tracer les événements : on sait exactement qui fait quoi, quand.

Quels sont les outils de modélisation qui existent ?

Avant de mettre en place un outil IT il est nécessaire de décrire les process afin de les modéliser. Une méthode de modélisation reconnue existe, utilisée par une grande majorité d’outils de workflow. Il s’agit de la norme BPMN : Business Process Model & Notation, qui permet de standardiser la modélisation.

Voici comment cela peut se matérialiser pour une demande d’échantillon par exemple :

Si vous souhaitez digitaliser vos processus et vous équiper d’un workflow, plusieurs outils existent sur le marché (liste non exhaustive) :

• High Gear – Créateur d’applications de flux de travail de niveau d’entreprise, un outil puissant avec une modélisation visuelle très simple et accessible intégrant des notifications

• ClickUp – Gestion de projet et travail collaboratif, qui propose des templates de use-cases spécifiques selon les sujets

• Wrike – Versatile & robuste Project Management Software, un outil particulièrement intéressant pour la gestion et le suivi des projets et avec lequel Fit Retail travaille

• Monday.com – Gestion de projet simplifiée, qui propose également des templates prédéfinis

• Asana – Listes de tâches et projets partagés pour collaborer.

L’autre option est d’utiliser l’outil de workflow, module existant de la plateforme PLM. Pour rappel, le PLM, Product Lifecycle Management permet de gérer le cycle de vie du produit, du brief marketing jusqu’au Go pour la production. Cette plateforme intègre nativement des modules de workflow et de calendrier.

Mais pourquoi intégrer ces fonctionnalités au PLM ? Et bien cela vous facilite la tâche car les données produit sont déjà présentes dans le PLM, il n’y a donc pas d’intégration par API à prévoir.

Cependant, la mode a ses contraintes et il est important de prendre en considération les points suivants :

• Grande diversité de produits et de process dans la mode (Négoce/Travail à Façon ou Grand import/Proche Import). On se retrouve vite avec énormément de process différents

• Gestion des modifications : du premier brief jusqu’au « OK Prod », on fait face à beaucoup de changements dans le développement d’un produit. Cela complique grandement la création de process standards, qui doivent intégrer toutes ces boucles itératives

• Profil des utilisateurs : il y a des profils très différents qui interviennent dans le développement d’un produit et notamment les acteurs créatifs qui peuvent rejeter un outil de ce type.

Pour toutes les raisons énoncées ci-dessus, à ma connaissance, peu d’entreprises de mode utilisent à ce jour ce type d’outil.

Voyons maintenant à quels besoins peut répondre la gestion par calendrier.

PARTIE 2 : CALENDRIER

Qu’est-ce qu’un calendrier dans le PLM ?

C’est un module à part entière qui permet de piloter le développement des produits, de partager les informations avec tous les acteurs et d’aider à prendre les bonnes décisions.

En voici un exemple :

Il existe plusieurs types de calendrier dans le PLM et plusieurs façons de le gérer :

1. Le calendrier calculé (2 options différentes de gestion) :

• Un rétroplanning avec souvent comme date de fin la date d’implantation magasin de la référence coloris

• Un planning avec une date de début (plus rare et à mon sens moins intéressant).

Ils sont tous les 2 calculés sur la base d’activités à définir, incluant des dépendances et des durées.

2. Le calendrier à dates cibles fixes pour chaque jalon identifié : tous les produits associés vont hériter de ces dates fixes.

3. Le calendrier réalisé à partir d’attributs (configuration avancée)

Cette gestion implique l’ajout d’attributs de type « date » aux niveaux désirés (produits, Référence Coloris).

Réflexion sur le paramétrage

Lorsque l’on commence à réfléchir à la mise en place d’un calendrier, il faut se poser quelques questions :

• De quel niveau de suivi ai-je besoin ? (Référence, Référence/coloris, Matière…)

• Quelles sont les activités que je souhaite piloter dans mon calendrier ? Je vous conseille d’y intégrer les activités majeures, les jalons importants et communs à l’ensemble des processus pour pouvoir consolider. Il est également possible de différencier les activités automatiques des activités manuelles. Pour simplifier la mise à jour du calendrier, on pourra automatiser certaines validations de jalons à partir d’actions spécifiques réalisées dans le PLM

• Quelles ressources dois-je intégrer à mon calendrier ? Qui est en charge de chaque activité ? L’avantage d’affecter des ressources est de fluidifier le travail : une fois que l’activité 1 de la ressource 1 est terminée, la ressource 2 en est alertée par notification et peut travailler l’activité 2 qui lui est affectée.

• Quelles dépendances et quelle durée affecter à chaque tâche ?

À présent et pour terminer, voici en synthèse les bonnes pratiques pour la mise en place d’un calendrier dans le secteur de la mode :

→ Identifier les activités majeures et communes à tous les process, qui seront les jalons de suivi :

– Limiter leur nombre pour un suivi simple et lisible

– Privilégier les mises à jour automatiques (souvent très appréciées par les utilisateurs car manuellement, elles sont souvent oubliées)

→ Définir les dépendances / durées / ressources pour le calcul des dates cibles 

→ Mettre à jour le statut du produit (en automatique, suivant l’avancement du calendrier)

→ Travailler à partir de la « to do list » (proposée sur la base des priorités).

Vous avez désormais toutes les cartes en main pour sélectionner l’outil adapté à vos besoins et les bonnes pratiques pour leur mise en place.

Pour visionner notre webinar sur le sujet, inscrivez-vous.

Une question à ce sujet ? N’hésitez pas à me contacter afin que nous puissions échanger via LinkedIn ou par mail : laure.galland@fit-retail.com