Poste
Notre Office Manager partant en congé maternité mi-septembre 2023, nous sommes donc à la recherche de son relais en CDD à 80% ou bien en Freelance, à raison de 3 jours/semaine en moyenne, à redéfinir ensemble.
Nous souhaitons réaliser une passation sur plusieurs mois, afin de vous assurer une intégration et une prise des sujets en douceur.
Ce poste est au cœur de l’entreprise et fait appel à de multiples compétences : gestion administrative et comptable, gestion du personnel, communication interne et assistanat de direction.
À ce titre, votre quotidien sera rythmé par l’alternance de sujets et d’interlocuteurs.
Nous recherchons notre futur Office Manager H/F basé à Lille pour 7 mois à partir de juin 2023.
Les missions :
Gestion comptable & ADV (60%)
– Facturation clients : suivi des tableaux de production, contrôle de la saisie des activités, établissement des factures,
– Gestion des contrats fournisseurs et prestataires : réception des bons de commandes, saisie des achats, validation des paiements, contrôle et validation des factures fournisseurs,
– Relances clients, suivi des encours et de la trésorerie,
– Suivi du compte bancaire et lettrage,
– Gestion des notes de frais.
Gestion du personnel (20%)
– Tenue des dossiers du personnel,
– Suivi, collecte et transmission des éléments variables de paie (congés, RTT, absences…),
– Gestion des absences, congés, visites médicales, DPAE,
– Participation à l’onboarding des collaborateurs,
– Réponses aux collaborateurs concernant la mutuelle, la prévoyance, les avantages sociaux divers et variés…
Assistanat de direction (20%)
– Préparation et suivi des dossiers administratifs et juridiques,
– Réservation d’hôtels, achats.
Les logiciels :
Comptabilité & Facturation :
– BoondManager
Gestion du personnel & notes de frais :
– BoondManager
– SILAE
Gestion de projet :
– Planner
Bureautique :
– Office365 (Teams, Outlook, Excel, Powerpoint, …).
Interlocuteurs :
En interne :
– Vous êtes directement rattaché à Philippe, CEOde Fit Retail, pour la gestion des aspects administratifs de l’entreprise,
– Vous collaborez avec l’équipe RH, Carmel et Manon, sur les sujets autour de la gestion du personnel (entrées, sorties) et la logistique liée aux évènements internes,
– Vous échangerez avec Élodie, Delivery Manager et Thibault, Project & Delivery Manager pour les sujets liés aux clients.
En externe :
– Vous échangez avec notre cabinet comptable et juridique pour toute la partie paie et comptabilité.
Profil recherché
Dans vos précédentes expériences, vous avez déjà eu l’occasion de mettre en œuvre ces compétences :
– Technique : maîtrise de la facturation, la gestion du personnel (CP, prépa paie…) et notion de comptabilité
– Relationnelle : contact client/fournisseurs, accompagnement des collaborateurs au sein de l’entreprise, sens de l’écoute
– Apprentissage : capacité d’adaptation aux nouveaux outils et environnements, travail en autonomie, capacité à donner et recevoir des feedbacks
– Opérationnelle : bonne organisation, capacité à planifier et à prioriser et gestion des urgences et imprévus
Le + : Vous connaissez le milieu de la prestation de services dans l’univers informatique.
Pourquoi nous rejoindre ?
Créé début 2018, nous sommes maintenant LE cabinet de conseil accompagnant la transformation digitale des acteurs issus du Luxe, de la Mode et du Retail. Notre domaine d’expertise s’axe autour du PLM et du Design 3D en intervenant à la fois sur la partie technique et fonctionnelle.
Aujourd’hui, nous sommes 55 collaborateurs présents en France et à l’international : Lille, Paris et Munich, partageant des valeurs communes : expertise – cohésion – convivialité – ouverture. Nous accompagnons plus de 60 clients et souhaitons continuer notre développement.
Déroulement des entretiens :
☎️ Call 10 min’ avec Manon, Chargée de recrutement & RH
👩 Entretien RH avec Manon
👩🦱 Entretien Technique avec Carmel, Responsable RH & Marketing
👨🦳 Entretien Final avec Philippe, CEO
